Datenschutzerklärung

zum elektronischen Waffenbuch des Verbands deutscher Büchsenmacher und Waffenfachhändler e.V.

Der Verband Deutscher Büchsenmacher und Waffenfachhändler e.V. („VDB“, „wir“, „uns“) nimmt die Belange des Datenschutzes sehr ernst und möchte sicherstellen, dass die Privatsphäre der Nutzer des elektronischen Waffenbuchs und der in diesem Zusammenhang angebotenen Dienste („Nutzer“, „Sie“, „Ihr“) geschützt wird.

Der VDB bietet unter der URL www.nwr-waffenbuch.de über ein registrierungspflichtiges Portal eine Online-Lösung zur intelligenten Führung und Verwaltung elektronischer Waffenbücher an („NWR-Waffenbuch“). Über das NWR-Waffenbuch können zudem die gesetzlich vorgeschriebenen elektronischen Meldungen an das Nationale Waffenregister automatisch erstellt und übermittelt werden.

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, in welcher Art und Weise wir bei der Nutzung des NWR-Waffenbuchs und der damit in Zusammenhang stehenden Dienste mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen.

Wir behalten uns vor, den Inhalt dieser Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anzupassen, wenn und soweit dies aufgrund technischer Entwicklungen erforderlich ist. Wir empfehlen daher, diese Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen zu überprüfen.

  1. Allgemeines

    1. Wir verpflichten uns, das geltende Datenschutzrecht, insbesondere die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“), des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“) sowie des Telemediengesetzes („TMG“), einzuhalten.
    2. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn und soweit Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder eine Rechtsvorschrift die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erlaubt. Wir verarbeiten grundsätzlich nur solche personenbezogenen Daten, die für die Bereitstellung und Nutzung des NWR-Waffenbuchs und der damit zusammenhängenden Dienste erforderlich sind.
    3. Der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Zusammenhang mit dem NWR-Waffenbuch im Sinne der DS-GVO bzw. des BDSG ist der Verband Deutscher Büchsenmacher und Waffenfachhändler e.V., Gisselberger Straße 10, 35037 Marburg.

  2. Personenbezogene Daten

    3. Personenbezogene Daten (nachfolgend: „Daten“) sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Darunter fallen z.B. Informationen wie Ihr Name, Ihre Adresse und E-Mail Adresse, Ihre Telefonnummer oder Ihre IP-Adresse.

  3. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

    1. Registrierung auf dem Portal
      1. Über das Portal bieten wir Ihnen die Möglichkeit sich für die Nutzung des NWR-Waffenbuchs sowie sämtlicher in diesem Zusammenhang angebotener Dienste zu registrieren. Die zur Registrierung erforderlichen Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert.
      2. Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses von uns erhoben:
        1. Pflichtangaben
          • Benutzername
          • Passwort
          • Name, Vorname
          • E-Mail Adresse
          • Postadresse
        2. Freiwillige Angaben
          • Telefonnummer
          • Faxnummer
          • VDB-Mitgliedsnummer
        3. Sonstige Daten
          • Datum und Uhrzeit der Registrierung
          • NWR-Zugangsdaten, sobald verfügbar
          • IBAN für SEPA-Lastschrift
      3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der als Pflichtangaben und der als Sonstige Daten gekennzeichneten Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO. Rechtsgrundlage für die als freiwillige Angaben ausgestalteten Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.
      4. Ihre Registrierung auf dem Portal und die Bereitstellung der als Pflichtangaben gekennzeichneten Informationen ist zwingend erforderlich, um das NWR-Waffenbuch und damit in Zusammenhang stehende Dienste (z.B. automatische Erstellung und Übermittlung gesetzlich erforderlicher Meldungen an das Nationale Waffenregister) nutzen zu können.
      5. Wir speichern Ihre Daten solange und soweit dies zur Erfüllung des mit Ihnen abgeschlossenen Nutzungsverhältnisses erforderlich ist. Mit Wirksamwerden der ordentlichen oder außerordentlichen Kündigung des Nutzungsverhältnisses und nach Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten unwiederbringlich gelöscht. Weitere Informationen zur Aufbewahrung Ihrer Daten finden Sie unter Ziff. 5 unten.
    2. Anmeldung für den Newsletter-Versand
      1. Bei der Registrierung im Portal besteht die zusätzliche Möglichkeit, einen kostenfreien Newsletter zu abonnieren. Wenn und soweit Sie sich durch Anklicken des entsprechenden Kästchens für den Erhalt unseres Newsletters anmelden, werden folgende Daten an uns übermittelt:
        • Name, Vorname
        • E-Mail Adresse
      2. Für die Verarbeitung Ihrer Daten für Werbezwecke wird im Rahmen des Registrierungsvorgangs Ihre Einwilligung zum Erhalt des Newsletters eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Ihre Daten werden ausschließlich für den Versand des Newsletters verwendet.
      3. Sie haben die Möglichkeit, sich jederzeit ohne Angabe von Gründen vom Newsletter abzumelden, ohne dass Ihnen hierdurch Nachteile entstehen. Nach Widerruf Ihrer Einwilligung werden Sie von unserem Verteiler für den Newsletter-Versand genommen und erhalten keine Newsletter mehr von uns. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
      4. Für die Abmeldung vom Newsletter genügt eine E-Mail an folgende Adresse: info@nwr-waffenbuch.de.
    3. Einsatz von Cookies und Analysetools
      1. Wir verwenden Cookies, um Sie während Ihres Besuchs auf dem Portal als Nutzer erkennen zu können und um technische Daten für die Funktionsfähigkeit des Portals auf Ihrem Endgerät zu speichern. Ein Cookie ist eine Textdatei, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf Ihrem Endgerät gespeichert wird und die eine charakteristische Zeichenfolge enthält, die eine eindeutige Identifizierung Ihres Browsers beim erneuten Aufrufen ermöglicht. In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt: Session-IDs für die Benutzererkennung und eindeutige Kommunikation.
      2. Wir verwenden darüber hinaus Cookies, die eine Analyse der Nutzung unseres Portals ermöglichen. Durch den Einsatz dieser Analyse-Cookies können wir die Qualität unserer Dienste stetig verbessern. Dabei werden insbesondere folgende Informationen gespeichert und übermittelt: [●]. Beim Aufruf unseres Portals werden Sie über die Verwendung von Analyse-Cookies informiert und Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten eingeholt.
      3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten unter Verwendung technisch notwendiger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Die Verarbeitung Ihrer Daten zu Analysezwecken erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.
      4. Sollten Sie eine Verwendung von Cookies nicht wünschen, können Sie die Verwendung in Ihren Browsereinstellungen jederzeit deaktivieren oder einschränken. Es ist allerdings nicht auszuschließen, dass Sie dann bestimmte Funktionen des Portals nicht mehr vollumfänglich nutzen können.
      5. Wir nutzten zudem Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Google Analytics verwendet Cookies, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und die eine Analyse Ihrer Nutzung des Portals ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Nutzung werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. In unserem Auftrag wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung von des Portals auszuwerten, um Reports über die Webseitenaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Webseitennutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem VDB zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen des Portals vollumfänglich nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung des Portals bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.
    4. Verarbeitung personenbezogener Daten von Unternutzern
      1. Sie sind berechtigt, im Portal Dritte als potentielle weitere Nutzer („Unternutzer“) zu registrieren. Hierfür ist in den Einstellungen des Portals die E-Mail Adresse des jeweils einzuladenden Unternutzers anzugeben, unter der dieser erreichbar ist. Sie haben eigenverantwortlich sicherzustellen, dass Sie zur Eingabe der E-Mail Adresse des potentiellen Unternutzers berechtigt sind bzw. eine wirksame Einwilligung des Unternutzers eingeholt haben und diesen auf seine Widerrufsmöglichkeiten bezüglich dieser Einwilligung hingewiesen haben. Wir weisen darauf hin, dass Sie gerade in Arbeitsverhältnissen die Freiwilligkeit der Einwilligung des Arbeitnehmers sicherstellen müssen.
      2. Der eingeladene Unternutzer erhält daraufhin eine Einladung per E-Mail mit einem Link zur Bestätigung seiner Registrierung. Die eingetragene E-Mail Adresse wird während dieses Prozesses ausschließlich zu dem Zweck genutzt, dem eingeladenen Unternutzer die Einladung zukommen zu lassen und mithin eine Registrierung zu ermöglichen. Erfolgt keine Bestätigung durch den eingeladenen Unternutzer, wird die E-Mail Adresse automatisch nach 14 Tagen gelöscht.
      3. Bestätigt der eingeladene Unternutzer seine Registrierung, werden von diesem folgende Daten verarbeitet
        • Name, Vorname
        • E-Mail Adresse
      4. Die Daten werden ausschließlich zur Nutzung des Portals und der in diesem Zusammenhang angebotenen Dienste verarbeitet. Die vom Unternutzer verarbeiteten Daten können jederzeit gelöscht oder geändert werden. Mit Wirksamwerden der ordentlichen oder außerordentlichen Kündigung Ihres Nutzungsverhältnisses und nach Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten des Unternutzers unwiederbringlich gelöscht. Weitere Informationen zur Aufbewahrung Ihrer Daten finden Sie unter Ziff. 5 unten.

  4. Datenaufbewahrung und Löschung Ihrer Daten

    1. Ihre Daten werden nur gespeichert, solange und soweit die Speicherung für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist oder soweit eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist die Speicherung Ihrer Daten rechtfertigt. Danach werden Ihre Daten grundsätzlich gelöscht oder gesperrt.
    2. Eine Speicherung kann darüber hinaus ausnahmsweise dann erfolgen, wenn dies in Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der VDB unterliegt, vorgesehen ist.

  5. Übermittlung Ihrer Daten an Dritte und Maßnahmen zur Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit

    1. Wir übermitteln Ihre Daten nicht an Dritte, es sei denn Sie haben in diese Übermittlung eingewilligt oder es besteht eine gesetzliche Erlaubnis für die Übermittlung. Wir bedienen uns jedoch zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Hosting der Daten) teilweise externer Dienstleister, die im Auftrag und auf Weisung des VDB Ihre Daten verarbeiten. Wir wählen diese Dienstleister sorgfältig aus und überwachen diese regelmäßig. Wir beauftragen dabei nur Dienstleister mit Sitz in Deutschland.
    2. Unsere Mitarbeiter und die von uns beauftragten Dienstleister sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der DS-GVO und des BDSG, verpflichtet. Die von uns beauftragten Dienstleister verarbeiten Ihre Daten ausschließlich im jeweils erforderlichen Umfang und ausschließlich zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken.

  6. Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Löschung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf einer erteilten Einwilligung

    1. Sie haben als betroffene Person gemäß Art. 15 DS-GVO grundsätzlich jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten oder von uns sonst verarbeiteten Daten zu erhalten. Ihnen steht in diesem Zusammenhang insbesondere das Recht zu, Auskunft über die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien von verarbeiteten Daten und Empfängern der Daten sowie über die Dauer der Speicherung und die Herkunft Ihrer Daten zu verlangen.
    2. Ihnen steht gemäß Art. 16 DS-GVO grundsätzlich ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung Ihrer Daten zu, wenn und soweit die von Ihnen verarbeiteten Daten unrichtig oder unvollständig sind. Wir werden die Berichtigung/Vervollständigung in der Regel unverzüglich vornehmen. Wir bitten Sie uns etwaige Änderungen Ihrer Daten unverzüglich mitzuteilen.
    3. Unter den Voraussetzungen des Art. 18 DS-GVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten verlangen. Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – abgesehen von ihrer Speicherung – nur mit Ihrer Einwilligung, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, zum Schutz der Rechte einer anderen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden. Wurde die Verarbeitung eingeschränkt, werden Sie von uns unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.
    4. Sie haben das Recht bei Vorliegen der Voraussetzungen von Art. 17 DS-GVO die Löschung der Sie betreffenden Daten zu verlangen, soweit keine Ausnahme einschlägig ist. Dies ist insbesondere der Fall, wenn und soweit die Sie betreffenden Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder sonst verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind, Sie Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung stützt, widerrufen oder Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
    5. Ihnen steht gemäß Art. 20 DS-GVO unter bestimmten Voraussetzungen das Recht zu Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben zudem grundsätzlich das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln oder – soweit technisch machbar – durch uns übermitteln zu lassen.
    6. Unter den Voraussetzungen des Art. 21 DS-GVO haben Sie das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund eines berechtigten Interesses Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Werden Ihre Daten zu Zwecken der Direktwerbung verarbeitet, können Sie hiergegen jederzeit Widerspruch einlegen. Dies gilt auch für Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
    7. Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht diese Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
    8. Wir sind dazu berechtigt, vor der Prüfung und etwaigen Erfüllung der von Ihnen geltend gemachten Ansprüche Ihre Identität zu überprüfen und von Ihnen die in diesem Zusammenhang erforderlichen Informationen zu verlangen.

  7. Ansprechpartner für den Datenschutz

Bei Fragen hinsichtlich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen des NWR-Waffenbuchs können sich Nutzer an folgenden Ansprechpartner wenden, der auch im Falle von Auskunftsersuchen, Anregungen oder Beschwerden zur Verfügung steht:

Ingo Meinhard
Gisselberger Straße 10
35037 Marburg

Tel.: +49 (6421) 480 75-00
E-Mail: datenschutz@vdb-waffen.de

Marburg, den 19. November 2018